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办公室主任(兼任行政秘书)岗位职责

1、全面负责学院办公室工作,做好有关事项的布置和协调工作。
2、做好行政人员的考勤工作;做好周五例会的考勤工作。
3、起草行政工作有关文件,负责记录学院大事记和完成学院年度工作总结的撰写。
4、做好院务会议记录和周五例会记录。
5、做好学院的环境管理工作,负责学院环境卫生的管理。
6、做好学院的会议管理工作,负责学院会议室和报告厅环境及设备的管理。
7、做好办公室成员的日常培训工作。
8、协助行政副院长做好社会服务工作。
9、负责学院办公用品的采购、管理和发放工作。
10、负责学院办公设备和环境设施的管理和维护工作,做好办公设备的帐目管理。
11、负责学院消防、治安和有关工作,做好消防和治安档案的建设和管理工作。
12、负责学院复印机的管理,做好复印帐目的管理。
13、负责办公自动化系统的信息传递工作,通知有关人员参加会议,接收校办、人事处、保卫部、外事处、后勤管理处等职能部门的文件,做到上情下达、下情上达。
14、认真学习政治理论知识和业务理论知识,不断提高实际工作本领,努力提高工作质量和效率。
15、负责学院的外勤及有关接待工作。
16、管理好学院的公章,据实开具有关介绍信、证明和公函等。
17、完成院领导交给的其它工作,向院领导提出工作建议,当好院领导的参谋和助手。

科研和研究生秘书
  
  主要负责学院年度科研成果的收集和登记工作、负责教职工科研档案的建设和管理工作;负责本院研究生的教学管理工作;负责学位班和研究生课程班的教学管理工作;兼任学院的出纳工作。
(一)研究生教学秘书岗位职责
1、负责研究生课程的排课、考试安排和成绩登陆。
2、负责研究生学籍管理、教学档案管理和研究生教师工作量的统计。
3、协助各博士点、硕士点做好研究生开题报告答辩和毕业论文答辩及相关材料的整理上报。
4、协助分管领导组织研究生招生、复试事宜。
5、每日登陆办公自动化系统,及时将研究生院的有关通知传达给有关领导、导师和研究生。
6、完成领导交办的与研究生工作有关的其他任务。
(二)科研秘书岗位职责
1、负责全院教师科研成果和科研课题的统计、登录。
2、负责学科建设各类材料的整理及相关工作
3、协助分管领导做好学院的科研规划。
4、建立、管理好教师个人科研档案。
5、负责学术讲座的宣传、组织工作和讲座内容的整理。
6、每日登陆办公自动化系统,及时将科技处、社科处的有关通知传达给有关领导、教师。
7、协助分管领导做好教师的科研考核工作。
8、完成领导交办的与科研工作有关的其他任务。
9、兼任学院的出纳工作。
            
教学秘书
  
  主要负责本科生的教学管理和本科生的学籍管理工作。
  教学秘书做为院级教务管理者,应充分发挥“组织、协调、管理”能力,做好各项教学管理和服务工作。
(一)学籍管理
  做好本学院学生的学籍管理。认真执行学生学籍管理条例和考核、考勤登记制度,每月定期公布学生缺勤情况;认真做好学生考核成绩、奖惩情况登录工作;做好学生补考工作。
1、每学期开学第一周内进行学生注册(按注册有关规定执行);
2、按学校规定,做好在校生基本数据整理工作;
3、对提出休学、退学、留级、复学、转学要求的学生情况认真核实,发给学生相关表格,报教学院长签署意见后,报教务处主管处长批准。
4、按学校规定做好优秀学生辅修及双学位学习的管理工作;
5、对学校下发的学籍处理文件进行登录,并通知主管领导;
6、做好毕业生资格和授予学位资格的初审工作;
7、做好肄业、结业学生的学籍管理工作;
(二)成绩管理
l、学生成绩实行校院两级管理,学院教学秘书是院级管理的主要执行者;
2、每学期上课前应将教师课表、学生名单及平时成绩登记册发至任课教师;
3、做好学生成绩登录工作,并按时、按要求报教务科;
4、按规定做好学生成绩档案的管理工作;
5、适时向学生公布成绩;
6、按学校规定做好学生试卷查询工作;
7、协助教务处,督促教师按时上报各种考试成绩;
8、按规定做好毕业生成绩管理工作,为应届毕业生提供准确的成绩单;
(三)考试管理
1、按要求安排监考教师;
2、及时通知有关教师及学生,按时参加考试;
3、按学校规定做好学生缓考、免考及按规定对部分学生考试成绩的加分工作;
4、协助教务处,组织好学生补考报名及考试工作;
5、协助教务处,组织好学生重修报名及考试工作;
6、协助教务处,做好违纪学生处理工作。
(四)教学调度
1、协助教务处,做好各班级人数统计工作及教师基本数据整理工作;
2、协助教务处,督促各系(教研室)按时核对教学计划、填报教学任务书;
3、协助教务处,做好教师课程调整工作及调整后的通知;
4、协助教务处,做好学生评教工作;
5、 负责与教材部门联系新学期的教材征订工作, 组织填报教材选用计划和教材供用工作。
(五)教学档案管理
  做好本学院的教学档案资料管理工作。包括有关教学文件、教学计划、教学大纲、教学进度表、课程表、实习计划、本学院教学活动记录、工作计划和规章制度的上报、呈批、编印、传达、保管、归档等。包括有关学生的学籍管理、考试成绩、违纪处理、休学、退学、转学、复学等学生档案的记录、整理、归档等工作。
(六)其它工作
1、负责解答本学院学生教学管理、学籍管理中的问题;
2、及时向教学院长汇报学生成绩和学籍管理中发现的问题,以便采取必要的措施;
3、发放、领取、转达、上报学校、院(部)有关教学文件、会议通知、表格等;
4、认真完成上级机关和院领导及办公室主任交办的其他工作;
5、其它与教学管理有关的工作。

资料管理员
  
  主要负责学院资料室的管理工作;负责学院计划生育的管理工作;负责学院网页信息更新和维护。
职责:
1、及时了解本院师生对本专业知识的需求,做好图书资料工作,为教学和科研服务。
2、根据本院各专业发展方向以及教学科研现状,精心选购图书资料。
3、对入藏的图书进行科学组织、逐步健全数据库、分类目录和主题目录和著者目录,确立实用的典藏制度,方便师生使用。
4、熟悉资料室的图书资料,在外借、阅览的同时,开展参考咨询及宣传推荐等工作。
5、爱护图书,保持资料室的清洁卫生,为师生创造一个良好的环境。
6、强化防火安全意识,做到经常检查,发现问题及时解决,确保万无一失。
7、兼任学院的计划生育委员,负责全院的计划生育工作。
8、做好学院的信息员工作,做好学院网页内容的更新和维护工作。
9、认真学习政治理论和业务知识,参加各项业务培训,努力提高岗位工作的水平的效率。
10、完成院领导交办的其它工作。

党总支办公室工作(党员)

1.总支办公室工作,执行总支办公室秘书岗位职责
2.担任年级主任工作,执行年级主任岗位职责
3.完成学校组织部、宣传部等相关部门安排的一切党务工作
4.做好有关材料的撰写和上报工作。
5.完成院领导安排的其它工作。

分团委工作(党员)

1.分团委工作,负责完成校团委下达学院的一切工作任务,执行分团委书记职责。
2.负责完成学工部及学校各部门下达学院的一切工作任务,负责学生工作文件领取和材料上报、归档、管理工作。
3.担任年级主任工作,完成年级主任岗位职责 。
4.完成院领导安排的其它工作。

党总支办公室秘书岗位职责(党员)

一、负责党总支的内务工作,管理和使用好党总支公章。认真做好党员组织关系的接、转工作。出具学生所需的各种证明。
二、负责党内文件的收发和管理。包括各种文件、资料、书刊的领取、登记和整理归档工作。
三、参加党总支召开的会议,认真做好会议记录,负责起草党总支工作的有关报告、请示、文件等等。
四、负责党总支在校内的有关联络工作。 做好每学期党员的发展计划和年终年报工作,做好党员有关资料登记和归档工作。
五、做好来访、来信、外调、函调、接待和处理工作,处理不了的工作,要及时向总支书记请示、汇报,不能拖压。
六、及时领取、上报志愿书、转正表等,按时收缴党费。
七、收集党务工作中的有关情况,及时向党总支领导汇报。
八、完成院领导交办的其它工作。

管理学院年级主任岗位职责(党员)
 
  年级主任在学院党总支、行政的领导下负责学生思想政治和管理工作,具体工作如下:
  一、 组织和指导学生认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想,对学生进行爱国主义、集体主义、社会主义、公民道德意识等思想教育,帮助学生树立正确的世界观、人生观和价值观。
  二、 每学期开学协助教学秘书做好学生的报到注册工作,并制定本年级工作计划、对学生的日常管理工作措施,学期末写工作总结;负责本院学生形势与政策课的教学组织工作;做好新生接待和军训工作,争取拿回荣誉。
  三、积极开展学生思想政治工作,做好学生干部的培养和选拔,每两周召开一次学生干部会议,加强对学生干部的教育与管理。协助分团委做好推荐优秀团员作为党组织的培养对象的工作;协助院学生党支部搞好学生党员发展对象的培养、考察和发展工作。负责建立学生的档案和管理工作;
  四、 培养学生 “自我教育、自我管理、自我服务”意识,积极开展争先创优、社会实践、青年志愿服务、帮困助学活动,使学生在各项活动中受到教育、得到锻炼、增长才干。
  五、按时参加学校及学院有关会议,深入调查研究,努力探索新形势下如何做好学生思想政治工作的新机制、新思路,加强工作的针对性和实效性。按学校规定,进驻学生公寓,深入学生宿舍了解学生的真实情况,帮助学生解决实际生活困难;经常参加横向思想工作组会议,与任课教师沟通学生学习情况,解决学生在思想和学习中出现的问题。
  六、认真做好学生的奖、贷、困、补工作,公开公正地搞好学生的综合测评及评优工作。
  七、经常与学生家长保持联系,学期末向家长发通知书,通报学生学习情况,共同完善教育管理机制。
  八、 在学生中普遍开展谈心活动、密切注意和掌握学生的思想动态,特别是掌握特殊学生(性格孤僻、家庭困难、失恋等)的思想动态,为学生提供心理咨询,并做好谈话纪录。对学生进行经常性的诚信、社会公德、职业道德、法制观念、校规、校纪等教育,帮助学生养成文明规范的行为习惯。
  九、狠抓学风,加强课堂纪律、早操早读以及晚自习的考勤管理;严肃考风考纪;认真检查宿舍卫生;做好违纪学生的批评教育工作,帮助其改正错误。 
  十、积极配合学校有关部门(保卫部、公寓科等)做好学生的后勤保障工作。扎扎实实开展“争三好学生、创先进班集体”活动和“优秀年级主任”活动。争做创优争先的表率。协助院领导做好就业指导工作,认真做好学生的毕业鉴定。
  十一、坚持请示汇报制度。积极向学院领导汇报学生的有关情况,并负责地向学院领导提出学生管理、教育工作中的意见和建议。
  十二、  注重对学生进行安全教育工作,增强防范意识。突发事件发生时,必须在第一时间内向院领导报告,并积极协助院领导及时处理,以免事态进一步扩展。
  十三、完成院领导交办的其它工作。

分团委书记岗位职责(党员)

  一、在校团委、院党总支的领导下,负责团学联的工作。组织团员和青年认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想,贯彻执行党的路线、方针、政策和校团委的指示、决议,研究确定分团委的工作。
  二、负责制订共青团工作计划,定期检查和总结工作。经常向党总支和校团委反映情况,汇报并请示工作,及时向各团支部传达和布置工作。
  三、抓好团组织的思想建设和组织建设,建立健全团组织的各项管理制度,督促并帮助团学联各部门抓好日常工作,做好团支部特别是团干的培养工作,做好团组织关系的接转工作。组织团干部认真学习团的业务知识和工作方法,研究学生工作的特点和规律,不断提高团干部的思想水平和工作能力。
  四、负责学生争创“三先”、“三优”和“三十佳”(先进分团委、先进学生分会、先进团支部;优秀团干、优秀团员、优秀学生会干部;十佳共青团员标兵、十佳学术科研标兵、十佳共青团工作热心支持者)工作。发挥先进典型的示范带头作用。
  五、抓好“一课三会”制度、开展“一帮一”以点带面活动,负责推荐优秀团员入党工作。
  六、在校团委领导下,创造性地开展工作,认真组织 “清明节扫墓”、“青年志愿者活动”、“演讲比赛”暑假“三下乡”等活动,并力争取得好成绩。
  七、注重学生综合素质的培养,开展有益于身心健康、寓教于乐、形式多样的学生活动。
  八、负责团费的收缴工作。指导学生社团工作和信息调研中心工作。
  九、完成院领导交办的其它工作。

 
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